Тайм-менеджмент, или как все успеть

Жизнь стала стремительной, мы привыкли все делать на бегу и решать одновременно большое количество задач. Но иногда, мы вдруг осознаем, что ничего не успеваем. На нас, как гири, висит множество начатых и незаконченных дел. И тогда на помощь приходит тайм-менеджмент.

Осознав, сколько дел придется доделывать многие приходят в ужас и оцепенение. К тому же дела не заканчиваются. Поверх невыполненных уже наползают новые задачи. И становится совершенно не понятно — как разгрести всю эту гору невыполненных дел и все успевать в будущем? Постараемся найти ответы на эти вопросы.

Почему мы ничего не успеваем

Существует множество причин, по которым мы не успеваем выполнить  поставленные задачи. И, чаще всего, это совсем не про реальную нехватку времени. Часть этих причин можно отнести к неумению планировать свою жизнь, часть — к низкой мотивации, а еще часть — к личным проблемам психологического или физического характера.

Неумение планировать

К этой группе причин постоянных опозданий и неумения решать задачи в срок можно отнести:

• Отвлечения. Каждый из нас знает, как берешь в руки телефон, чтобы заглянуть в соц сеть «одним глазком» и пропадаешь на час. 
• Режим многозадачности. Часто люди думают, что умение существовать в режиме многозадачности — это очень просто. Однако это не так. Именно поэтому, если вы нахватали множество дел, вы не можете справиться даже с одним.
• Отсутствие рабочего плана. Согласитесь, когда вы хватаетесь за одно, потом за третье, следом — за десятое, а потом вынуждены возвращаться к первой задаче, вы теряете много времени.
• Неправильно расставленные приоритеты. Если человек не умеет правильно планировать и расставлять приоритеты, то на неважные, проходные задачи может тратится все его время. А на действительно нужную работу времени не останется.

Низкая мотивация

Да, действительно, мы можем не успевать делать дела вовремя просто потому, что мы не видим смысла в поставленных задачах. Для нас не отличим процесс выполнения бессмысленной работы от достижения непонятного результата. А может быть мотивации не хватает самому человеку и это никак не связанно с задачами , которые перед ним ставят. Итак, в этой группе можно отметить следующие причины:

• Несоответствие задачи вашим интересам. Если проще — вам попросту не интересна ваша работа. Поэтому вы ничего и не успеваете. Ведь если ничего не делать, то сложно ждать, что результат будет получен быстро.
• Сюда же можно отнести отсутствие цели. То есть вы делаете какие-то бесконечные дела, но попросту не видите и не понимаете — к какой цели приводит ваша работа. А может быть вы получаете неоправданно низкую зарплату. И подспудно не считаете нужным ради этой зарплаты сильно напрягаться. Вообще, если вы спросите себя — «А зачем я все это делаю?», и вопрос повиснет в воздухе без ответа, то вам нужно не заставлять себя работать усерднее, а попросту менять работу.

Личные проблемы психологического и физического характера

• Причина может быть очень простой — мы можем попросту уставать. А в состоянии усталости человек работает гораздо менее продуктивно. Так что, возможно, вам нужно не нагонять упущенное, а, наоборот, взять тайм аут. Такая ситуация может возникнуть и из-за того, что вы попросту взвалили на себя слишком много задач и физически не успели все выполнить.
• Прокрастинация. Это состояние, когда человек постоянно откладывает выполнение каких-то важных дел. Такое состояние вызывает снежный вал недоделок, потому что человек систематически планирует что-то и систематически же откладывает. Это состояние может привести к печальным последствиям — появлению вечного чувство вины, отсутствие удовлетворенности собой, стрессу и пониженной самооценке.
• Страх и неуверенность в себе, которые постоянно тормозят процесс выбора. Человек, которые всегда боится ошибиться и ни в чем не уверен потратит огромное количество времени, просто выбирая свой следующий шаг. И это точно не повышает производительность. 
• Неорганизованность и отсутствие самодисциплины. Это классические причины не сделанных дел, которые нашем детстве нам обычно называли родители. И ведь они отчасти могли быть правы. Неорганизованные люди без самодисциплины плохо справляются с поставленными задачами, что уж говорить!

Читайте о том, как перестать лениться в статье «Лень — проблема или защитная реакция?»

Что такое тайм-менеджмент

Мы разобрались — что нам мешает успевать выполнять задачи вовремя. Если убрать из списка такие проблемы, как физическую усталость или низкую зарплату, становится очевидно, что остальные причины связаны с неумением планировать время и отсутствием самоорганизации. А эти проблемы можно решить. 

В последнее время созданы специальные техники и методики, которые позволяют человеку эффективно распоряжаться собственным временем. Обобщенно эти техники называются тайм-менеджмент.

Главное, с чем призван бороться тайм-менеджмент — это прокрастинация. И это противостояние оправданно, ведь оба эти понятия, тайм-менеджмент и прокрастинация, были сформулированы примерно в одно и то же время — в 70-х годах прошлого времени.

Однако, помимо этого тайм-менеджмент также позволяет бороться с личной неэффективностью, беспорядком в работе и постоянными отвлечениями.

Принципы тайм-менеджмента

Несмотря на то, что реализация тайм-менеджмента на деле часто зависит от личной интерпретации очередного коуч-тренера, все же в этой технологии есть базовые принципы, которые используются всегда.

Принципы мотивации

Разберитесь со своей мотивацией и выведите ее за скобки. Мы уже обсуждали, что даже если вы выстроите безупречный план, от которого вас ничто не будет отвлекать, вы ничего не сможете сделать, если у вас нет мотивации. 

Поэтому сначала разберитесь. Вы в принципе не хотите выполнять эту задачу, у вас возникают отрицательные эмоции при е выполнении, не видите в своей работе никакого смысла и ее результат не имеет для вас никакой ценности? Если так, то бросайте это и занимайтесь чем-то другим. 

Другое дело, если же вы хотите закончить дело, но вам не хватает ресурсов или знаний. Или, например, вас постоянно отвлекают от работы люди, которых вы не хотите обижать. А может быть на вас постоянно спихивают другие, более срочные задачи. В этих случаях проблему можно решить правильным планированием.  

Иными словами, определяясь с личной мотивацией вы должны как бы провести анализ ваших поступков. Определить — кто вы, где вы находитесь и что хотите делать.

Принципы планирования

Планирование — краеугольный камень тайм-менеджмента. Простое определение планирования выглядит так — вы определяете цель, вносите ее в план, определяете способы достижения, берете, и делаете. 

Однако, чтобы начать планирование нужно научиться управлять этим процессов. Планировать планирование, по сути. Поэтому сначала найдите для себя аргументы — почему планирование — это хорошо. Например, планирование, даже в виде списка покупок, экономит кучу времени. Или при планировании можно четко сформулировать задачи и определить их цель. 

А после того, как вы убедите себя, что планировать полезно, выделите буквально полчаса в день на планирование. И строго следуйте этому расписанию.

Итак, на что обязательно нужно обратить внимание при планировании:

• За одну единицу времени качественно можно сделать только одно дело. 
• Не делайте сегодня то, что можно без проблем перенести на завтра.
• Все люди похожи. И вы не исключение. Если вы знаете, что среднестатистический специалист выполняет эту работу за час, то вы вряд ли от него отличаетесь.
• Планируйте время на отдых, ведь вы не робот.
• Учитывайте ваши персональные проблемы со здоровьем. Например, если у вас плохое зрение, или больная спина, вам нужно обязательно планировать перерывы, во время которых вы сможете сделать простую гимнастику или просто отдохнуть.
• Не планируйте на день больше четырех самых важных задач. И следите за тем, чтобы они точно были доведены до конца. 

• Старайтесь выполнять самые неприятные и тяжелые задачи с утра. Как говорил Брайан Трейси, «лягушку лучше есть с утра». Это означает, что нужно найти самую крупную и важную задачу из перечня и сделать ее в первую очередь.
• Выделите отдельный блок для небольших текущих задач, которые точно не занимают больше 20 минут. И ставьте блоки с несколькими такими задачами в течение дня. 
• Каждый час делайте перерыв на 5 минут, а каждые 2 — 3 часа делайте перерывы на 15 — 20 минут. 

Принципы структурирования задач

Как говорится, слона нужно есть по кусочку. Если попытаться проглотить его целиком, то вы точно подавитесь. Если вам жалко слона, можете представлять себе коробку с конфетами. Каждая задача — одна конфета. Вот и берите их из коробки по одной.

Этот простой принцип очень правильно иллюстрирует — как нужно относиться к делам — выполняйте все задачи последовательно. Не пытайтесь охватить взглядом все задачи, которые вас ожидают сегодня. 

Если задача большая — разделите ее на несколько более мелких и продолжайте решать последовательно. 

В результате перед вашим мысленным взглядом всегда будет только одна задача, а не снежный ком невыполненных дел. 

Кроме того, вам нужно определить для себя ту «конфету», съев которую вы сможете считать день удачным. Это будет ваш якорь, на который вы сможете ориентироваться. Да, возможно вы не успели сделать все, но главное дело — выполнено.

Разберитесь с пожирателями времени

Согласитесь, что часто бывает ситуация, когда ты только настроился на работу, а к тебе «зарулил» коллега с чашечкой кофе на «поболтать». И коллегу обижать не хочется, и понятно, что рабочий настрой потерян.

Поэтому заведите себе некоторые правила:

Освободите свое рабочее пространства от всего лишнего. Выделите условную зону работы и условную зону общения, коммуникации и отдыха. Не перемешивайте эти зоны.

Придумайте удобную систему хранения документов, файлов на компьютере и так далее. Поиск нужной информации не должен занимать много времени.

Если вы боитесь объяснить коллегам, что заняты, придумайте шутливую, но понятную демонстрацию. Например, поместите на рабочем столе, так чтобы было видно, табличку — занят, не беспокоить.

Бросайте вредные привычки. Вы даже не представляете, сколько времени отнимают у вас «перекуры».

Определите время, которое сможете уделять соцсетям и ставьте будильник. Старайтесь четко следовать этому расписанию. Сначала будет тяжело, потом привыкнете — человек ко всему привыкает.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

Эта матрица замечательно поможет вам при составлении плана на день. Она помогает расставлять приоритеты и устанавливать срочность выполнения той или иной задачи.

Для того, чтобы ее заполнить, вы должны разделить все задачи на четыре группы:

1. Кризисные задачи. Это то, что очень важно и нужно решить без промедления. Сюда относятся важные проекты, отчеты, встречи и так далее.
2. Группа, которую можно условно обозначить, как «важно, но не срочно». Сюда входят важные дела, которые можно решать в течение определенного времени. Для задач из этой группы важно установить срок выполнения. Сюда же относятся профилактические действия, поиск новых возможностей, поддержание жизнедеятельности.
3. К задачам третьей группы относятся чужие дела и чужое вмешательство в вашу работу. Это создание отчетов, которые к вам не относятся, но о которых вас спрашивают. Это телефонные звонки. которые отнимают время. Совещания, на которых рассматриваются срочные, но не относящиеся к вам дела. Все эти дела, которые по внешнему проявлению относятся к срочным, но по сути не являются важными. Эти дела можно кому-нибудь без всякого ущерба перепоручить.
4. Задачи четвертой группы и не срочные, и не важные. Именно к этой группе относятся так называемые «пожиратели времени» в виде социальных сетей или перекуров.